Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp

 Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp

Giải pháp họp trực tuyến qua các công cụ như Hangouts Meet ngày càng trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là ở thời điểm người người ngại tiếp xúc trực tiếp vì lo sợ dịch bệnh lây lan như hiện nay. Cùng với nhu cầu hướng đến sự tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng, những cuộc họp online nên được ứng dụng để rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và công sức.

1. Hangouts Meet là gì?

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Hangouts Meet cho phép tổ chức những cuộc họp trực tuyến qua mạng internet.

Hangouts Meet là phần mềm họp trực tuyến cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp, hội thảo từ xa được phát triển bởi Google, nhằm phục vụ đối tượng là các doanh nghiệp. Ngoài tính năng chat, gọi điện thoại, gọi video, Hangouts Meet còn cập nhật thêm nhiều tính năng mới như:

  • Cho phép chia sẻ link để nhiều người cùng tham gia vào cuộc họp mà không cần tài khoản.
  • Có thể gọi khi đang di chuyển bằng thiết bị di động.
  • Số lượng người tham gia tối đa lên đến 100 người và không giới hạn thời gian cuộc gọi (ở nền tảng Hangout cũ chỉ có 25 người tham gia).
  • Dễ dàng lên lịch các cuộc họp trên Hangouts Meet và chia sẻ với những người khác.

Với những tính năng nổi bật trên, Hangouts Meet thích hợp để phục vụ cho các hoạt động tổ chức hội thảo, cuộc họp trong doanh nghiệp hơn là dùng để liên lạc giữa các cá nhân.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Hangouts Meet?

Không phải lúc nào một cuộc họp truyền thống tại văn phòng cũng là giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Sẽ có những trường hợp bắt buộc bạn không thể đến trực tiếp để tham gia vào cuộc họp như đi công tác, những công việc gấp cần giải quyết ngay, hoặc những trường hợp bị hạn chế ra ngoài, tiếp xúc trực tiếp với người khác như bản thân đau ốm, dịch bệnh… Lúc này, hình thức họp trực tuyến qua Hangouts Meet giúp bạn kết nối nhanh, không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, xử lý kịp thời các vấn đề đang cần giải quyết gấp rút.

Ngoài ra, Hangouts Meet còn mang lại nhiều lợi ích như:

  • Tính tiện lợi: không cần bất kỳ tài khoản Gmail hay G Suite bạn vẫn kết nối được với cuộc họp thông qua liên kết được gửi từ người tạo một cách nhanh chóng và đơn giản. Đây được xem là một ưu điểm nổi bật của Hangouts Meet so với các phần mềm họp online khác. Bên cạnh đó, Hangouts Meet còn hỗ trợ trên nền tảng di động thông qua app nên ở bất kỳ đâu bạn cũng dễ dàng tham gia vào cuộc họp qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
  • Tiết kiệm chi phí: để tổ chức một buổi hội thảo hoặc một cuộc họp với số lượng nhân viên lớn bạn cần thuê một địa điểm phù hợp, chưa kể các chi phí như nhân viên phục vụ, đồ ăn, nước uống, di chuyển… chiếm một khoản tiền khá lớn. Thông qua Hangouts Meet tất cả chi phí trên được tiết kiệm ở mức tối đa, bởi chỉ cần một thiết bị kết nối mạng là bạn đã liên hệ được mọi người.
  • Tiết kiệm thời gian: với những cuộc họp ngắn, có nội dung đơn giản giữa đối tác hay những người trong doanh nghiệp nhưng làm việc ở nhiều chi nhánh, khi tổ chức trực tiếp sẽ rất lãng phí thời gian. Bởi đôi khi thời gian để di chuyển qua lại giữa hai bên còn nhiều hơn thời gian họp, do đó giải pháp sử dụng Hangouts Meet là cực kỳ hợp lý.

Với xu hướng tối ưu quá trình, tiết kiệm thời gian, chi phí thì những cuộc họp trực tuyến trên Hangouts Meet là sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn sử dụng Hangouts Meet

Để tự tạo được cuộc họp trên Hangouts Meet bạn cần có tài khoản G Suite. Nếu chưa có hãy đăng ký trước khi bắt đầu nhé!

Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản G Suite bạn chỉ được sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày, sau đó sẽ tính phí theo bảng giá dưới đây:

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Bảng giá tài khoản G Suite.

3.1 Cách tạo phòng họp trực tuyến qua Hangouts Meet

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://meet.google.com/. Sau đó nhấn vào nút “Đăng nhập” hoặc “Sign in” để vào Hangouts Meet.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Đăng nhập bằng tài khoản G Suite để sử dụng Hangouts Meet.

Bước 2: Cấu hình âm thanh, camera bằng cách nhấp chọn biểu tượng có hình bánh răng.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Cấu hình âm thanh, camera trên Hangouts Meet.

Khi gắn các thiết bị âm thanh hay camera vào hệ thống sẽ tự nhận và hiển thị thông báo cho bạn. Sau khi kiểm tra xong bạn nhấp vào “Done” để hoàn thành.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Thông báo về tình trạng camera, âm thanh trên Hangouts Meet.

Bước 3: Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn.

Bạn nhấp chọn mục “Join or start a meeting” để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Tạo một cuộc họp mới trên Hangouts Meet.

Tiếp theo:

  • Nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp.
  • Nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp.

Nhấp chọn “Continue” để tiếp tục.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Nhập tên hoặc mã cuộc họp.

Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn “Join meeting”

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Bắt đầu cuộc họp với “Join Meeting”

Bước 5: Chia sẻ cuộc họp đã tạo cho những thành viên khác

Để đồng nghiệp hoặc những người liên quan có thể tham gia vào cuộc họp bạn tạo, hãy sao chép và gửi liên kết cuộc họp vừa tạo cho họ.

Mỗi cuộc họp sẽ có một địa chỉ truy cập riêng, người nhận chỉ cần click vào liên kết bạn gửi là có thể tham gia ngay vào cuộc họp.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Chia sẻ liên kết cuộc họp đã tạo.

3.2 Yêu cầu được tham gia vào cuộc họp

Bước 1: Nhấp vào liên kết được chia sẻ để tham gia vào cuộc họp.

Ví dụ: https://meet.google.com/hqg-sdio-xnv

Bước 2:

  • Nếu đã có tài khoản Google, bạn chọn “Yêu cầu tham gia” để được tham gia vào cuộc họp.
Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Yêu cầu tham gia vào cuộc họp có sẵn.
  • Nếu chưa có tài khoản Google, bạn nhập tên vào ô trống và nhấp chọn “Yêu cầu tham gia.
Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Yêu cầu tham gia vào cuộc họp khi chưa có tài khoản Google.

Bước 3: Khi yêu cầu tham được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Người tạo cuộc họp có thể cho phép hoặc từ chối người tham gia.

3.3 Cách sử dụng tính năng thuyết trình trong cuộc họp trên Hangouts Meet

Bước 1: Chọn “Present now” ở góc cuối màn hình bên phải.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Chia sẻ tài liệu thuyết trình qua Hangouts Meet.

Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn “Share” để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Lưu ý: Việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

Hangouts Meet – Xu hướng đơn giản hóa các cuộc họp
Chọn mục cần thuyết trình để chia sẻ.

hoainguyen